archiefopslag

Klik op een van de
links hieronder
voor meer info


Caribbean File Storage Aruba N.V.

Scan on demand van documenten
Het 'scan on demand' van documenten is één van de servicepijlers van Caribbean File Storage Aruba N.V. (CFSA), al behoort het niet tot de core-business.

Scannen op uw verzoek
scannen van documenten Wilt u documenten direct, of op korte termijn, raadplegen dan zijn er twee mogelijkheden. De eerste is, het op uw af­roep door ons bij uw adres afleveren van het originele dossier.
Een tweede mogelijkheid is het toesturen van de documenten in digitale vorm. Een kostenbewuste keuze die het beste van twee werelden combineert. De hardcopy dossiers blijven veilig en vertrouwd bewaard in het CFSA archiefdepot. Op het moment dat u het nodig heeft, zorgt onze archiefmedewerker op uw verzoek ervoor dat het dos­sier of de documenten gescand worden en in pdf-formaat aan u beschikbaar worden gesteld. Toezenden is daarbij mogelijk via e-mail of facsimile (fax). Een voorwaarde uit praktische overwegingen is wel, dat het aantal te maken kopieën niet te groot is.

Formaat en contrast
Wanneer we praten over het scannen van documenten hebben we het vaak over dossiers met een zeer veelzijdige inhoud. Een dossier bevat vaak ver­schil­lende pa­pier­soorten en/of for­maten. CFSA is gespecialiseerd in het scannen van diverse docu­menten. Dossiers met meer­dere pa­pier­soorten en formaten zijn voor ons meestal geen probleem. Technisch zijn er vrijwel geen beper­kingen: kleur of verschillende grijs­waarden of zwart/wit, meestal kunnen wij alle documenten scannen.

Eén voorbehoud moet echter toch worden gemaakt. Dat betreft de afmetingen en het contrast van het materiaal. Groter dan het formaat Letter en A4 moet in meerdere delen worden ingescand. Sterk vergeelde of verkleurde materialen met daardoor nauwelijks zichtbare tekst, vragen te veel nabewerking om in aanmerking te kunnen komen voor dit proces. Daarom is het beter in zo'n geval hiervoor niet te kiezen.

Toekomstige diensten.

CFSA is een relatief jong, maar actief bedrijf. Wij hebben begrepen, dat een aantal van onze cliënten graag directer toegang tot hun (statische) archiefbestanden zouden willen hebben. Dat is voor ons een reden, om een digitale dienstverlening beschikbaar te gaan stellen. Diverse mogelijkheden op het gebied van Web-hosting zijn dan ook in ont­wikkeling. 'Scan on demand' combineert de voordelen van de externe ar­chiefopslag met het gemak van onmiddellijke, veilige toegang tot uw documenten.

U hoort, als deze diensten beschikbaar komen, zo spoedig mogelijk van ons de voor­waarden daarbij. (N.b.: Onze nu al gebruikelijke densten blijven hierbij uiteraard onverminderd beschikbaar.)

Beschikbaar stellen van de 'Archief indexlijsten' met Web-hosting.
Als eerste zal u de mogelijkheid geboden gaan worden om met web-hosting via een beveiligde verbinding uw eigen indexlijsten uit onze data-base, van door u bij CFSA in bewaring gegeven ar­chief­stukken, op onze website in te zien. Zodat u gemakkelijk het nummmer van het document dat u toegestuurd wilt hebben kunt opzoeken. Na het doorgeven van de archiefnummers van deze stukken en uw wensen zorgen wij voor de rest.

Volgende ontwikkeling van CFSA zal zijn:
Met Scan on demand zijn uw "offsite records" met een paar toets­aanslagen be­schik­baar. Wanneer u een bestand wenst in te zien, stuurt u ons simpelweg een e-mail met het dos­siernummer. De archiefmedewerker haalt het dos­sier uit het archief en scant de do­cumenten waarom u vroeg in pdf for­maat.

Web-hosting Zodra het bestand is gescand wordt het op onze veilige, met een wachtwoord be­schermde website geplaatst. U logt in met uw gebruikersnaam en paswoord. Nu kunt u uw bestand, gedurende de 30 dagen online periode, zo vaak als nodig zonder extra kosten inzien. Ook kunt u de documenten vanaf onze website zelf afdrukken. Zodra u online toegang tot uw bestand heeft, kunt u deze desgewenst ook opslaan op uw eigen harde schijf van uw computer.

    Belangrijkste voordelen:
  • Eenvoudige toegang direct vanaf uw pc overal in de wereld tot de inhoud van uw bestanden.
  • Standaard PDF-formaat die u kunt downloaden, afdrukken en delen met anderen (met een Adobe®™ of andere pdf-reader).
  • Meerdere pagina's worden opgeslagen in hetzelfde bestand en zijn eenvoudig te navigeren vanuit uw internet browser.
  • Veilige, wachtwoord beschermde toegang.
U ziet, CFSA blijft voortdurend aan verbeteringen werken!