Scan on demand van documenten
Het 'scan on demand' van documenten is één van de servicepijlers van Caribbean File Storage Aruba N.V. (CFSA),
al behoort het niet tot de core-business.
Scannen op uw verzoek
Wilt u documenten direct, of op korte termijn, raadplegen dan zijn er twee mogelijkheden. De eerste is, het
op uw afroep door ons bij uw adres afleveren van het originele dossier.
Een tweede mogelijkheid is het toesturen van de documenten in digitale vorm. Een kostenbewuste keuze die het
beste van twee werelden combineert. De hardcopy dossiers blijven veilig en vertrouwd bewaard in het CFSA archiefdepot.
Op het moment dat u het nodig heeft, zorgt onze archiefmedewerker op uw verzoek ervoor dat het dossier
of de documenten gescand worden en in pdf-formaat aan u beschikbaar worden gesteld. Toezenden is daarbij
mogelijk via e-mail of facsimile (fax). Een voorwaarde uit praktische overwegingen is wel, dat het
aantal te maken kopieën niet te groot is.
Formaat en contrast
Wanneer we praten over het scannen van documenten hebben we het vaak over dossiers met een zeer veelzijdige
inhoud. Een dossier bevat vaak verschillende papiersoorten en/of formaten.
CFSA is gespecialiseerd in het scannen van diverse documenten.
Dossiers met meerdere papiersoorten en formaten zijn voor ons meestal geen probleem.
Technisch zijn er vrijwel geen beperkingen: kleur of verschillende grijswaarden of zwart/wit,
meestal kunnen wij alle documenten scannen.
Eén voorbehoud moet echter toch worden gemaakt. Dat betreft de afmetingen en het
contrast van het materiaal. Groter dan het formaat Letter en A4 moet in meerdere delen worden ingescand.
Sterk vergeelde of verkleurde materialen met daardoor nauwelijks zichtbare tekst, vragen te veel nabewerking
om in aanmerking te kunnen komen voor dit proces. Daarom is het beter in zo'n geval hiervoor niet te kiezen.
CFSA is een relatief jong, maar actief bedrijf. Wij hebben begrepen, dat een aantal van onze cliënten
graag directer toegang tot hun (statische) archiefbestanden zouden willen hebben. Dat is voor ons een reden, om een digitale
dienstverlening beschikbaar te gaan stellen. Diverse mogelijkheden op het gebied van Web-hosting zijn dan
ook in ontwikkeling. 'Scan on demand' combineert de voordelen van de externe archiefopslag met het gemak
van onmiddellijke, veilige toegang tot uw documenten.
U hoort, als deze diensten beschikbaar komen, zo spoedig mogelijk van ons de voorwaarden daarbij.
(N.b.: Onze nu al gebruikelijke densten blijven hierbij uiteraard onverminderd beschikbaar.)
Beschikbaar stellen van de 'Archief indexlijsten' met Web-hosting.
Als eerste zal u de mogelijkheid geboden gaan worden om met web-hosting via een beveiligde verbinding uw eigen
indexlijsten uit onze data-base, van door u bij CFSA in bewaring gegeven archiefstukken,
op onze website in te zien. Zodat u gemakkelijk het nummmer van het document dat u toegestuurd wilt
hebben kunt opzoeken. Na het doorgeven van de archiefnummers van deze stukken en uw wensen zorgen wij voor de rest.
Volgende ontwikkeling van CFSA zal zijn:
Met Scan on demand zijn uw "offsite records" met een paar toetsaanslagen beschikbaar.
Wanneer u een bestand wenst in te zien, stuurt u ons simpelweg een e-mail met het dossiernummer.
De archiefmedewerker haalt het dossier uit het archief en scant de documenten waarom u vroeg in pdf
formaat.
Zodra het bestand is gescand wordt het op onze veilige, met een wachtwoord beschermde website geplaatst.
U logt in met uw gebruikersnaam en paswoord. Nu kunt u uw bestand, gedurende de 30 dagen online periode,
zo vaak als nodig zonder extra kosten inzien. Ook kunt u de documenten vanaf onze website zelf afdrukken.
Zodra u online toegang tot uw bestand heeft, kunt u deze desgewenst ook opslaan op uw eigen harde schijf van
uw computer.
