Archiveren
Een archief is een nuttig hulpmiddel.
Het karakteristieke van een archief is dat het volkomen los van de wil van een instelling of bedrijf ontstaat.
Van meet af aan worden er administratieve handelingen verricht en ontstaan er documenten, dus een archief.
Zo’n archief is niet iets dat bijeengebracht wordt, het groeit gewoon vanaf dag één.
Wat is archiveren?
Archiveren is meer dan zomaar alles opbergen.
Archiveren is de kunst van het vinden.
En dat betekent een totaalconcept waarbij de systematiek van het archiveren in overeenstemming moet zijn met
de juiste archiefproducten.
Dynamisch of statisch archief?
Men onderscheidt twee verschillende soorten archief systemen: dynamisch en statisch.
Wat is het verschil tussen de twee soorten en welk is het meest geschikt voor u? Daarover kunnen wij u in
overleg uitstekend adviseren.
Bewaartermijnen.
Hoe lang moeten de verschillende stukken bewaard blijven?
Volgens de archiefwet.
Overheidsorganen maar ook andere bedrijven moeten zich op archiveringsgebied houden aan de Archiefwet.
De bewaartermijn voor originele documenten van bedrijven met vestigingen of zetels in Aruba bedraagt 10 jaar.
Na deze termijn kunnen archieven (evt.) opgeschoond worden.
Lange bewaartermijn.
Uit ervaring blijkt, dat bedrijven juridische stukken van gevoerde processen in bezit hebben, die niet
vernietigd kunnen worden. Tevens kan het aanbeveling verdienen om belangrjke documenten die aan de oorsprong van
ontwikkelingen van uw bedrijf of instelling liggen, (oprichting, uitbreiding, fusies, ontwikkeling van nieuwe producten
e.d.), niet te (laten) vernietigen.
Het onderhoud van het archiefsysteem.
De te archiveren dossiers worden opgeslagen op basis van de opgegeven categoriën of indelingen van de klant.
Het is mogelijk om deze indelingen weer onder te verdelen in sub-indelingen.
Iedere indeling heeft zijn categorie van opslag.
Veilig archiveren.
Bescherm uw archief tegen brand of inbraak door het in onze daarvoor ingerichte opslagruimten te plaatsen.
Als u klanten, dienstverlening en service centraal stelt, wordt veel zorg en tijd besteed aan het verzamelen van informatie.
U wilt altijd, overal en het liefst direct over uw documenten beschikken.
Daarom is het belangrijk dat deze informatie
goed wordt opgeborgen en toegankelijk en vindbaar is.
